Sådan hjælper en revisor med e-fakturering

E-fakturering er ikke længere et fremtidsbegreb – det er blevet en integreret del af hverdagen for danske virksomheder. Offentlige myndigheder stiller krav om elektroniske fakturaer, mange private kunder foretrækker det, og regnskabssystemerne er i dag bygget op omkring digitale løsninger.

Men selvom e-fakturering kan virke simpelt, gemmer der sig en række regler, systemkrav og praktiske udfordringer bagved. Det er her, en revisor kan gøre en afgørende forskel. For hvor virksomheden ofte ser e-fakturering som endnu en administrativ opgave, ser revisoren det som en del af et samlet økonomisk flow, der kan optimeres og udnyttes strategisk.

Hvad er e-fakturering?

E-fakturering betyder, at fakturaer udstedes, sendes og modtages i elektronisk format. Det er ikke det samme som at sende en PDF pr. mail – en ægte e-faktura er en struktureret datafil (typisk i OIOUBL- eller PEPPOL-format), som kan behandles automatisk af både afsenderens og modtagerens system.

I Danmark har det været lovpligtigt at sende e-fakturaer til offentlige myndigheder siden 2005, og mange større virksomheder har fulgt efter. I dag er e-fakturering standard i en lang række brancher, fordi det er hurtigere, billigere og mere sikkert end papir- eller PDF-fakturaer.

Fordele ved e-fakturering

Der er mange gode grunde til, at e-fakturering har vundet indpas:

• Hurtigere behandling: Fakturaer registreres automatisk i modtagerens system.

• Mindre risiko for fejl: Strukturerede data eliminerer mange tastefejl.

• Besparelser: Ingen porto, print eller manuel håndtering.

• Bedre likviditet: Hurtigere behandling betyder ofte hurtigere betaling.

• Compliance: Virksomheden lever op til kravene fra offentlige og private kunder.

Hvorfor en revisor er vigtig i processen

E-fakturering kan umiddelbart se ud som en teknisk opgave, men i praksis har det stor betydning for regnskabet. Revisorens rolle er at sikre, at systemet opsættes korrekt, at fakturaerne bogføres rigtigt, og at virksomheden får det fulde udbytte af digitaliseringen.

En revisor kan bl.a.:

• Hjælpe med valg af det rette regnskabsprogram og integrationsløsning.

• Sikre, at fakturaerne lever op til lovgivningens krav.

• Kontrollere, at e-fakturaer bogføres korrekt og havner på de rette konti.

• Rådgive om, hvordan virksomheden kan bruge data fra e-fakturering til bedre økonomistyring.

For virksomheder i Nordvestsjælland vælger mange en lokal revisor Holbæk, fordi det giver en tryghed at have en partner tæt på, der både kender de digitale løsninger og de konkrete behov hos lokale virksomheder.

Typiske fejl og faldgruber

Selvom e-fakturering kan automatisere meget, er der stadig risici. Revisorer oplever ofte følgende problemer:

• Fakturaer, der sendes i forkert format og afvises af modtagerens system.

• Manglende oplysninger, fx EAN-nummer, der gør fakturaen ugyldig.

• Integrationer, der ikke fungerer, så fakturaer ikke bliver registreret i regnskabet.

• Manglende kontrol, så forkerte beløb eller konti ikke opdages i tide.

Disse fejl kan forsinke betalinger og skabe forvirring i regnskabet.

Revisors erfaringer fra praksis

Et håndværksfirma oplevede, at deres fakturaer til kommunen ofte blev afvist. Årsagen var forkerte EAN-numre og manglende felter i e-fakturaerne. Da en revisor gennemgik opsætningen, blev fejlene rettet, og fremover kørte alt gnidningsfrit.

En anden virksomhed i Holbæk-området havde problemer med, at deres e-fakturaer ikke blev registreret korrekt i bogføringen. En revisor Holbæk hjalp med at integrere regnskabssystemet og e-faktureringsløsningen, så bilagene automatisk landede på de rigtige konti.

E-fakturering som led i digital bogføring

E-fakturering bør ikke ses isoleret. Det er en del af en større digitalisering af økonomifunktionen, hvor bogføring, momsindberetning og rapportering bindes sammen i ét samlet flow.

Når e-fakturaer integreres korrekt, kan de danne grundlag for automatiseret bogføring, hvilket sparer tid og reducerer risikoen for fejl. Det betyder også, at revisoren kan arbejde med data i realtid og dermed rådgive mere proaktivt.

Fremtiden for e-fakturering

Udviklingen peger på, at e-fakturering vil blive standard i næsten alle brancher. EU arbejder allerede på at gøre e-fakturering obligatorisk i forbindelse med handel mellem medlemslandene, og i Danmark forventes kravene gradvist at blive udvidet til også at omfatte flere private virksomheder.

Samtidig bliver teknologien mere avanceret. Fremtidens systemer vil kunne håndtere endnu mere komplekse fakturaer, integrere med lager- og logistiksystemer og anvende kunstig intelligens til at opdage fejl, inden de skaber problemer.

E-fakturering er ikke længere et fremtidsbegreb – det er blevet en integreret del af hverdagen for danske virksomheder. Offentlige myndigheder stiller krav om elektroniske fakturaer, mange private kunder foretrækker det, og regnskabssystemerne er i dag bygget op omkring digitale løsninger.

Men selvom e-fakturering kan virke simpelt, gemmer der sig en række regler, systemkrav og praktiske udfordringer bagved. Det er her, en revisor kan gøre en afgørende forskel. For hvor virksomheden ofte ser e-fakturering som endnu en administrativ opgave, ser revisoren det som en del af et samlet økonomisk flow, der kan optimeres og udnyttes strategisk.

Hvad er e-fakturering?

E-fakturering betyder, at fakturaer udstedes, sendes og modtages i elektronisk format. Det er ikke det samme som at sende en PDF pr. mail – en ægte e-faktura er en struktureret datafil (typisk i OIOUBL- eller PEPPOL-format), som kan behandles automatisk af både afsenderens og modtagerens system.

I Danmark har det været lovpligtigt at sende e-fakturaer til offentlige myndigheder siden 2005, og mange større virksomheder har fulgt efter. I dag er e-fakturering standard i en lang række brancher, fordi det er hurtigere, billigere og mere sikkert end papir- eller PDF-fakturaer.

Fordele ved e-fakturering

Der er mange gode grunde til, at e-fakturering har vundet indpas:

• Hurtigere behandling: Fakturaer registreres automatisk i modtagerens system.

• Mindre risiko for fejl: Strukturerede data eliminerer mange tastefejl.

• Besparelser: Ingen porto, print eller manuel håndtering.

• Bedre likviditet: Hurtigere behandling betyder ofte hurtigere betaling.

• Compliance: Virksomheden lever op til kravene fra offentlige og private kunder.

Hvorfor en revisor er vigtig i processen

E-fakturering kan umiddelbart se ud som en teknisk opgave, men i praksis har det stor betydning for regnskabet. Revisorens rolle er at sikre, at systemet opsættes korrekt, at fakturaerne bogføres rigtigt, og at virksomheden får det fulde udbytte af digitaliseringen.

En revisor kan bl.a.:

• Hjælpe med valg af det rette regnskabsprogram og integrationsløsning.

• Sikre, at fakturaerne lever op til lovgivningens krav.

• Kontrollere, at e-fakturaer bogføres korrekt og havner på de rette konti.

• Rådgive om, hvordan virksomheden kan bruge data fra e-fakturering til bedre økonomistyring.

For virksomheder i Nordvestsjælland vælger mange en lokal revisor Holbæk, fordi det giver en tryghed at have en partner tæt på, der både kender de digitale løsninger og de konkrete behov hos lokale virksomheder.

Typiske fejl og faldgruber

Selvom e-fakturering kan automatisere meget, er der stadig risici. Revisorer oplever ofte følgende problemer:

• Fakturaer, der sendes i forkert format og afvises af modtagerens system.

• Manglende oplysninger, fx EAN-nummer, der gør fakturaen ugyldig.

• Integrationer, der ikke fungerer, så fakturaer ikke bliver registreret i regnskabet.

• Manglende kontrol, så forkerte beløb eller konti ikke opdages i tide.

Disse fejl kan forsinke betalinger og skabe forvirring i regnskabet.

Revisors erfaringer fra praksis

Et håndværksfirma oplevede, at deres fakturaer til kommunen ofte blev afvist. Årsagen var forkerte EAN-numre og manglende felter i e-fakturaerne. Da en revisor gennemgik opsætningen, blev fejlene rettet, og fremover kørte alt gnidningsfrit.

En anden virksomhed i Holbæk-området havde problemer med, at deres e-fakturaer ikke blev registreret korrekt i bogføringen. En revisor Holbæk hjalp med at integrere regnskabssystemet og e-faktureringsløsningen, så bilagene automatisk landede på de rigtige konti.

E-fakturering som led i digital bogføring

E-fakturering bør ikke ses isoleret. Det er en del af en større digitalisering af økonomifunktionen, hvor bogføring, momsindberetning og rapportering bindes sammen i ét samlet flow.

Når e-fakturaer integreres korrekt, kan de danne grundlag for automatiseret bogføring, hvilket sparer tid og reducerer risikoen for fejl. Det betyder også, at revisoren kan arbejde med data i realtid og dermed rådgive mere proaktivt.

Fremtiden for e-fakturering

Udviklingen peger på, at e-fakturering vil blive standard i næsten alle brancher. EU arbejder allerede på at gøre e-fakturering obligatorisk i forbindelse med handel mellem medlemslandene, og i Danmark forventes kravene gradvist at blive udvidet til også at omfatte flere private virksomheder.

Samtidig bliver teknologien mere avanceret. Fremtidens systemer vil kunne håndtere endnu mere komplekse fakturaer, integrere med lager- og logistiksystemer og anvende kunstig intelligens til at opdage fejl, inden de skaber problemer.

E-fakturering er ikke blot en teknisk løsning, men en vigtig del af virksomhedens økonomiske styring. Med korrekt opsætning og rådgivning kan virksomheder spare tid, undgå fejl og få hurtigere betalinger.

En revisor spiller en central rolle i processen – både som garant for korrekt opsætning og som rådgiver, der sikrer, at e-fakturering bliver en integreret del af virksomhedens digitale økonomifunktion. Hos Finara kan virksomheder finde den rette partner, hvad enten det er en landsdækkende specialist eller en lokal revisor Holbæk, der kan tilbyde nærvær og praktisk indsigt.

En revisor spiller en central rolle i processen – både som garant for korrekt opsætning og som rådgiver, der sikrer, at e-fakturering bliver en integreret del af virksomhedens digitale økonomifunktion. Hos Finara kan virksomheder finde den rette partner, hvad enten det er en landsdækkende specialist eller en lokal revisor Holbæk, der kan tilbyde nærvær og praktisk indsigt.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad er forskellen på en e-faktura og en PDF-faktura?
En e-faktura er en struktureret datafil, som kan behandles automatisk, mens en PDF blot er et billede af fakturaen.

Er e-fakturering obligatorisk?
Ja, til alle offentlige myndigheder – og det bliver mere udbredt i private relationer.

Hvordan hjælper en revisor med e-fakturering?
Ved at sikre korrekt opsætning, kontrollere integrationer og rådgive om, hvordan data bruges i regnskabet.