Revisors guide til sikker datadeling med kunder

I en tid, hvor mere og mere af vores arbejde foregår digitalt, er sikker datadeling blevet et centralt emne. Virksomheder håndterer store mængder følsomme oplysninger – fra regnskabstal og kontrakter til persondata om kunder og medarbejdere. Når disse oplysninger skal deles med en revisor, er det helt afgørende, at processen foregår sikkert.

Sikker datadeling handler ikke kun om at beskytte information mod hackere. Det handler også om at overholde lovgivningen, skabe tillid mellem kunde og rådgiver og sikre, at kommunikationen er effektiv uden at gå på kompromis med datasikkerheden.

Hvorfor sikker datadeling er vigtig

Revisorer håndterer nogle af de mest følsomme oplysninger, en virksomhed råder over. Årsregnskaber, skatteoplysninger og interne budgetter er alt sammen data, der kan misbruges, hvis de havner i de forkerte hænder.

Derudover stiller lovgivningen, især GDPR, klare krav til, hvordan data skal behandles og deles. En virksomhed, der ikke lever op til disse krav, kan risikere bøder eller skade på omdømmet.

En revisor har derfor et stort ansvar for at vejlede kunderne i, hvordan de bedst deler deres data, og for selv at leve op til de højeste sikkerhedsstandarder. Mange virksomheder vælger en lokal revisor Holbæk, fordi det skaber tryghed at have en rådgiver tæt på, der både forstår reglerne og den konkrete praksis.

Traditionelle udfordringer med datadeling

Tidligere blev dokumenter ofte delt via e-mail eller i papirform. Begge metoder har væsentlige svagheder.

• E-mail: Selvom det er nemt, er det sjældent den sikreste løsning. Vedhæftede filer kan opsnappes, og hvis e-mailen sendes til den forkerte modtager, kan følsomme data lækkes.

• Papir: Fysiske bilag kan forsvinde, blive stjålet eller havne i de forkerte hænder. Samtidig er det ineffektivt og tidskrævende.

Disse udfordringer har været med til at drive udviklingen mod digitale og mere sikre løsninger.

Moderne løsninger til sikker datadeling

I dag findes der flere digitale værktøjer, som gør datadeling både sikker og effektiv.

Klientportaler

Mange revisionsfirmaer tilbyder klientportaler, hvor kunder kan logge ind og uploade dokumenter i et sikkert miljø. Adgangen er beskyttet med to-faktor-godkendelse, og al kommunikation foregår krypteret.

Cloud-løsninger

Cloud-baserede regnskabssystemer som e-conomic og Dinero giver mulighed for, at både virksomhed og revisor kan arbejde i de samme data i realtid. Det eliminerer behovet for at sende bilag frem og tilbage.

Krypterede filoverførsler

Når der skal deles store datamængder, kan man bruge krypterede filoverførselsværktøjer, som sikrer, at ingen uvedkommende kan få adgang undervejs.

Revisors ansvar og rolle

En revisor er ikke kun en kontrolinstans – de er også en sparringspartner, når det gælder datasikkerhed.

Revisoren skal sørge for, at de systemer, der bruges til at dele data, lever op til gældende regler. De skal rådgive kunden om bedste praksis og være opmærksomme på, hvordan følsomme oplysninger håndteres.

Det betyder blandt andet, at revisoren bør gennemgå virksomhedens procedurer for datadeling og komme med forslag til forbedringer. Hos en lokal revisor Holbæk vil man ofte opleve, at rådgivningen ikke kun handler om revision, men også om at skabe trygge rammer for digital kommunikation.

Fordele ved sikker datadeling

Når sikker datadeling fungerer, skaber det værdi på flere måder:

1. Tryghed: Både virksomhed og revisor kan være sikre på, at data ikke misbruges.

2. Effektivitet: Dokumenter kan deles hurtigt uden at gå på kompromis med sikkerheden.

3. Overholdelse af lovkrav: Virksomheden undgår bøder og juridiske problemer.

4. Stærkere samarbejde: Klar kommunikation og trygge rammer styrker relationen mellem kunde og rådgiver.

Eksempler fra praksis

En mindre detailvirksomhed oplevede tidligere problemer med at sende bilag via e-mail. Flere gange blev de vedhæftede filer sendt til den forkerte modtager. Efter at have indført en klientportal til deling af data fik både virksomhed og revisor langt større tryghed og færre fejl.

En anden virksomhed i Holbæk-området havde svært ved at styre adgangen til deres cloud-løsning. En revisor Holbæk hjalp dem med at indføre to-faktor-godkendelse og klare procedurer for adgang, hvilket styrkede sikkerheden markant.

Fremtidens datadeling

Udviklingen peger på, at datadeling i stigende grad vil ske gennem integrerede platforme. Fremtidens regnskabsprogrammer vil formentlig have indbyggede sikkerhedsfunktioner, der gør det muligt at dele data direkte med revisor uden brug af eksterne systemer.

Samtidig vil kunstig intelligens kunne overvåge delingen og advare om mistænkelig aktivitet. Det betyder, at datasikkerhed vil blive endnu mere automatiseret, men det vil stadig kræve revisors dømmekraft og rådgivning at sikre, at systemerne bruges korrekt.

Sikker datadeling er en forudsætning for et velfungerende samarbejde mellem virksomhed og revisor. Det handler ikke kun om at leve op til GDPR og lovkrav, men også om at skabe tryghed og effektivitet.

Revisoren spiller en central rolle i at sikre, at data behandles korrekt, og at virksomheden får de bedste løsninger tilpasset deres behov. Hos Finara kan virksomheder finde den rette rådgiver – uanset om de ønsker en landsdækkende specialist eller en lokal revisor Holbæk, der kan tilbyde nærvær og indsigt i både datasikkerhed og økonomi.

Ofte stillede spørgsmål

Hvordan deler man bedst data med revisor?
Ved at bruge klientportaler, krypterede filoverførsler eller cloud-baserede systemer.

Er e-mail sikker til deling af regnskaber?
Som udgangspunkt nej – det er bedre at bruge sikre, krypterede løsninger.

Hvilken rolle spiller revisor i datasikkerhed?
Revisor rådgiver om de bedste løsninger, sikrer overholdelse af regler og hjælper med at etablere trygge processer.